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クラウド会計のススメ

COLUMN
2019.02.09

freeeやマナーフォワードクラウド会計などの登場により会計にもクラウド化の波が押し寄せています。従来は会計ソフトといえば弥生会計や会計王、勘定奉行などに代表されるパソコン一台ごとにインストールするソフトが主流でした。今回はそれぞれに違いについてメリットやデメリット中心にその違いについて語っていきたいと思います。

クラウド会計のメリット

銀行口座やクレジットカードなどの明細データの自動取得による工程削減

クラウド会計側で銀行口座やクレジットカードなどの情報を最初に登録しておけば明細データが自動取得されるため入力工程が大幅削減されます。また、摘要欄を見てソフトによる推測や自動仕訳ルールの登録により勘定科目も自動的に割り当てられますので定型的な取引についてはほぼ自動で仕訳が作成されます。
クラウド会計を導入いただきますと通帳やクレジットカードの明細を書面でのやり取りが基本的になくなります。

会社の業績について早く把握することが出来るようになる

クラウド会計ソフトは極力データを自動連携し仕訳を自動生成しようという発想で作られています。通帳データやクレジットデータのみならず、請求書ソフトや給与ソフトと自動連携することにより、会計データが紙で受け渡ししていた時と比べ、早い段階で会計データが作成されていきます。したがって、入力の手間が省けると同時に会計データの作成が従来より早くなり、会社の業績について早く把握することが出来るようになります。

クラウド会計はいつでもどこでも利用可能

サーバー上にデータがありますのでインターネット環境にありさえすれば、パソコンやスマホなどから好きな時にアクセスできます。

クラウド会計は複数人で利用するのに便利

デスクトップ型の会計ソフトですと、1パソコンあたり1会計ソフトの契約となります。したがいまして、入力担当の経理担当者と社長が2人で利用しようとした場合、それぞれのパソコンに会計ソフトのインストール(すなわち2台分のソフト契約)が必要となります。しかしながらクラウド会計でしたらサーバーに各端末からログインしてアクセスするだけですので各パソコンごとの複数契約は不要になります。また、税理士とお客様のデータの共有も簡単にできます。

自動的にバージョンアップ

クラウド会計では税制改正や消費税の税率変更の際にも自動的にバージョンアップが行われます

Macユーザーにも利用可能

弥生会計などのデスクトップ型の会計ソフトは、Windowsにしか対応していませんが、クラウド会計はMacにも対応しています。

クラウド会計のデメリット

クラウド会計は入力時のタイムラグがある

クラウド会計は仕訳登録などネットを介してサーバーに登録に行きますので、通信のために一瞬ですがタイムラグが生じます。デスクトップ型の会計ソフトはローカル環境での作業になりますので当然そういった通信にともなうタイムラグは生じませんが、この辺りは通信環境にもよるかと思いますが、いたしかない点であると思います。

クラウド会計は複数会社で利用する場合は割高

例えば、親会社に対して子会社・関連会社が複数ある企業グループですとクラウド会計の場合、各会社単位での契約になるので複数契約になります。弥生会計などのデスクトップ型の会計ソフトですと1契約で複数会社処理することが出来ますのでクラウド会計は複数会社で利用する場合は割高になるといえます。

会計事務所の目線から考えてみます

仕訳を極力しないというクラウド会計の発想を理解する

従来のインストール型会計ソフトの場合、それまでの手書きで行ってきた複式簿記での記帳作業をパソコンで行うことにより経理の作業を著しく効率化することが出来ました。ただ、クラウド会計ソフトはこの複式簿記での記帳作業をパソコンで入力代行するという考え方の延長線上で考えるとその良さがよくわからないと思います。クラウド会計ソフトは極力仕訳を入力しないという発想で作られていますので、複式簿記に慣れ親しんだ方がさあ、仕訳を入力しようとするとなんじゃこの画面わかりにくい!となると思います。

クラウド会計のメリットを活かすには請求書ソフト及び給与ソフトとの連携がおススメ

極力仕訳入力をせずに仕訳を自動生成しようとするのがクラウド会計の発想ですが、この発想を補完するのが請求書ソフト及び給与ソフトとの連携です。とにかく入力の手間を省こうというのが基本発想にありますのでこれらのソフトと連携することによって売上計上の仕訳や給与関連の仕訳を自動発生するようになっています。

従来ですと、お客様がエクセル等で入力作成した請求書を紙でもらい,それに基づき会計ソフトに再度入力していました。また、給与はお客様がタイムカードから集計したデータを社労士さんに渡し、社労士さんがその資料に基づき給与計算をし、さらにそのデータを会計事務所が受け取り仕訳入力していました。それぞれが何段階かに分かれてデータを入力していましたが、請求書ソフト及び給与ソフトと会計ソフトが連携してしまえば、誰かがデータを一度入力すればその結果が他のソフトに連携していきますので入力がかなり効率化されていきます。

請求書ソフト及び給与ソフトとの連携した場合の具体的な状況

クラウド会計を利用しない通常の入力であれば以下のような状況になるかと思います。

売上仕訳入力の資料として請求書控が必要。
通帳仕訳入力のために通帳のコピーが必要。
クレジットカード払いの仕訳入力のために明細のコピーが必要。
給与仕訳入力のため給与明細を社労士さんからいただく。

クラウド会計を利用した場合は以下のような状況になります。

売上仕訳入力に関しては請求書ソフトとの連携により請求時に売上仕訳を自動生成。
銀行口座との自動連携により通帳仕訳自動生成。
クレジットカード会社のデータと自動連携することにより、クレジットカード払いの仕訳自動生成。
給与ソフトより給与仕訳自動生成。

経費の入力に関してはスマホのアプリで撮った領収書の写真をサーバーにアップロードしてソフトでOCR読み込みをする機能や領収書をスキャナーで読み込みOCR読み込みする機能があります。ただ、こちらについては手書きの領収書などのOCR読み込みの認識率はやはり現状では100%ではないので領収書を見て入力するという作業はどうしても発生します。

まとめ

クラウド会計は、従来型のインストール型ソフトとは異なる「とにかく入力の手間を省こうとする発想」を理解し、自動連携を活用すれば、管理業務時間の削減、会社業績は悪の早期化など大きなメリットがあります。