慶弔費について
役員や従業員本人及びその親族等が病気や災害にあった時の見舞金や亡くなりになった際の香典については世間の相場からしてあまり高額でなければ福利厚生費として会社の損金に算入することができます。また、結婚や出産などに際して支払われる祝い金についても同様に社会通念上高額でなければ会社の損金に算入することが出来ます。ただ、その支払もある程度ルールに基づいて行われる必要があります。そこで、慶弔費を支払う場合の注意点を以下にまとめてみました。
対象者について
役員や従業員及びその親族等が対象になりますが、全員を平等に対象とし、あらかじめ周知させておく必要があります。特定の社員だけでは認められません。そのためには慶弔規定を制定し会社に備え付けておくとよいでしょう。
また、過去、役員及び使用人であった者も対象になる場合もあります。ただし、退職者の場合は在職者に比べ会社との関係が薄くなりますので、見舞金や香典などに限定され祝い金などは対象外になると考えた方がよいと思います。
なお、見舞金や祝い金であっても、相手方が得意先の役員や従業員ですと、交際費に該当するので注意が必要です。
慶弔規定について
中小企業ですと、現実問題、慶弔規定なども受けていないという場合も多いと思います。慶弔規定がないと必ずだめかというと見舞金や香典等の性格上ことさら否認されるものでもないと思いますが、税務調査などでのトラブルを避ける意味でも慶弔規定を定めて会社のルールとして分かりやすく運用していった方がよいと思います。
金額について
金額についは、役員本人であれば3~5万円、従業員本人であれば1~3万円、役員の親族であれば1~3万円、従業員の親族であれば1万円以下といったところではないかと思います。
法人が従業員等に対して支給した慶弔金等が一定の基準に従って支給されたものであっても,税務調査等でその額が社会通念上相当と認められる金額を超えると認定された場合には,その金額がその支給を受けた役員及び従業員に対する賞与として取り扱われることとなります。
支払の記録について
通常の取引であれば、支払った際に領収証等を受け取るのが通例です。しかしながら、見舞金や祝い金などを支払った際に、なかなか領収書をくださいと言える雰囲気でもないですし、領収書用紙を用意している場合もそうそうないと思います。したがって、領収書を必ずしもとる必要はなく、だれに対していつ何の目的で支払ったのかをキチンと記録してあればメモ書きでも大丈夫だと思います。また、結婚式であれば招待状、お通夜やお葬式であれ会葬礼状なども保管しておいた方がよいでしょう。
なお、相手方が得意先の役員や従業員に対する見舞金や祝い金(こちらは福利厚生費ではなく交際費になりますが)の支払いの記録についても同様です。