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弥生会計からクラウド会計ソフトfreeeに移行する場合の注意点その1

COLUMN
2019.04.15

山田会計事務所ではクラウド会計ソフトであるfreeeの導入を積極的に進めています。当事務所ではもともと弥生会計をメインに使っておりましたが、業務の合理化に資するためにも弥生会計やその他勘定奉行のソフトを使いつつもfreeeなどのクラウド会計ソフトの採用にも積極的に取り組んでいます。周りの税理士事務所の取り組み方を見ていますと、このクラウド会計への取り組みの結構両極端だと思います。特定の税理士・会計士などが積極的にクラウド会計をメインにしていますといった感じで積極的に取り組んでいる一方、会計ソフトとしての採用に消極的な税理士・会計士も多くいると思います。なぜかといえば、今まで使っていた弥生会計などの複式簿記の仕訳を入力するソフトの感覚でfreeeを使ってみるととても使いにくいソフトであると感じるからだと思います。おそらく、最初は「何をどうすればいいの?」という感じだと思います。そこで、今まで弥生会計を使っていた人がfreeeを使ってみた際に戸惑うであろう注意点についていくつか触れてみたいと思います。

口座の概念が特徴的

一般的に口座というと普通預金などの銀行口座のことを思い浮かべると思います。しかしながらfreeeでは現金・クレジットカード・銀行口座などすべてを「口座」として扱います。従って従来型のソフトで、今まで会計の仕事などにかかわっていた方でしたら、「現金」が口座?、クレジットカードが口座??って感じになると思います。しかし、freeeでは現金・クレジットカード・銀行口座などすべてを「口座」として扱っていきますので、このことを理解する必要があります。口座間の取引は口座振替となるわけですが、「現金」も口座になりますので、普通預金から現金を引き出しても「口座振替」となります。

補助元帳の考え方が特徴的

freeeでは弥生会計のような総勘定元帳の下部構成員を組織する補助元帳というものはありません。弥生会計で補助元帳を使って管理することに慣れている方はまずここのところで戸惑います。「補助元帳はどこ???」っていう感じだと思います。ただし、freeeでは弥生会計でいうところの補助元帳という存在はない代わりにタグという機能があります。タグでは「取引先」、「品目」、「部門」、「メモ」という単位で取引を管理していきます。これらをうまく使いこなせば、補助科目と同じようなこともできますし、管理会計的な観点で会社の中身をより詳細に把握することが出来るようになります。
弥生会計の補助科目は特定の科目ごとに補助科目を個別に設定していきますので、特定の勘定科目を分割したような感じになります。freeeのタグは特定の科目ごとに割り振るものではなく、全科目に対して設定いたします。勘定科目が横の糸だとするとタグは全科目共通の立の糸みたいな感じととらえると理解しやすいと思います。
弥生会計の補助簿のイメージは以下のような感じです。

一方、freeeのタグ付けによる補助元帳のイメージです。

勘定科目に対して、横断的に取引先などのタグがつけれるので、例えば、売掛金だけでみれば、売掛金の補助元帳のようにも使えますし、特定の取引齊という単位で売上、売上原価、荷造運賃などの関連する科目に対して関連付ければその特定の取引先別の損益もみることができます。