クラウド会計導入後、決算早期化実現するには
決算早期化に気をつけること
前回のコラムでも述べましたように、クラウド会計を導入したからといってすぐに決算早期化が図れるというわけではありません。
データ入力やデータ受け渡しの早期化は確実に測れるかと思いますが、それ以外で決算早期化のボトルネックとなっているところを解消していく必要があります。
第一に、決算早期が図れない理由としては数字が固まらないや相手から書類が来ないから数字が分かるのが月の終わりになってしまうということが大きな原因となっていると思います。こういった場合、自社の努力で数字の算出が早くなる部分は自社の作業工程を見直す等によって早期化を図ります。
第二に、相手の事情によって必要な数字が決算早期化を図るタイミングまでに数字が入手できない場合はそこは割り切って概算の数値を使うようにします。
今回の月次決算では確定しなかったとしても次月の試算表作成時までには確定数値に修正すればよいことですので、月次決算のスピードを重視するには数字が一部概算になってしまうので極力避けるにしてもある程度は仕方ないと思います。
例えば、売上の計上については自社から請求する分ですので、自分のところで締めたい月の分を確定すればその月の売上は確定いたします。
ただ、会社によっては納品した後、相手の検収が終わった後に相手との交渉が終了しないと金額が確定しないという場合もあると思います。
こういった場合確定しない部分は概算で計上し、確定した時点で次の試算表作成時に概算数値を確定数値に洗い変えます。
経費に関してはすでに支払済みのものに関しては領収書を経理部門で回収するか、または従業員に自分の使った経費をクラウド会計と連動した経費精算システムを使って精算させることも可能です。
また、エクセルテンプレートによる精算方法でもエクセルテンプレートをクラウド会計側で取り込むことが出来るので自社に合ったやり方で工夫するとよいでしょう。
クレジットカードの入力はクラウド会計にAPI連携出来るように登録してもいいですし、CSVデータをカード会社のサイトからダウンロードしてクラウド会計で取り込むというのでもよいと思います。
クラウド会計を使えば従来のようにクレジットカード会社からの明細が到来するのを待って入力する必要がないということになります。
決算早期化にはやはり自計化が必須
決算早期化にはデータ入力やデータ受け渡しの早期化のためのクラウド会計の活用及び概算数値の活用について必要ということを述べてきましたが、さらにこれらに加えて早期化を確実にするには経理の自計化、すなわち、会計ソフトの入力を税理士事務所に委託するいわゆる記帳代行ではなく、自社の経理の専任社員・パートによる社内での入力が必要になってくると思います。税理士事務所に委託しているとやはりクラウド会計によりデータを取りこんでもどうしても入力にタイムラグが生じてしまいますし、入力時に疑問がわいたとしても社内で入力していれば、すぐにその疑問を解消することが出来ます。
なお、山田会計事務所では経理部門の陣容(選任担当者がいるか否か）や社長様のご希望に応じて記帳代行か、自社で経理を行うのかなどのご提案をさせていただいております。